Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

IDENTITEIT

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Diks Autoverhuur B.V. te Amsterdam (gevestigd aan de Van Ostadestraat 280, 1073 TW Amsterdam). Voor privacygerelateerde vragen kunt u terecht op het e-mailadres: privacy@diks.net

BOVAG AVG-PROGRAMMA

Hierbij verklaart BOVAG dat Diks Autoverhuur het AVG-programma heeft doorlopen en dat Diks Autoverhuur zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met het doorlopen van het AVG-programma van BOVAG heeft Diks Autoverhuur kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Diks Autoverhuur zijn te vinden op pagina 2 van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,

d.d. 4-4-2018,

door Bovag

gevestigd te Kosterijland 15, 3981 AJ Bunnik

PERSOONSGEGEVENS

Door Diks Autoverhuur is verklaard dat:

De organisatie verwerkt de volgende persoonsgegevens op basis van hieronder beschreven grondslagen:

Klant of leverancier

· Persoonsgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres (NAWTE), geboortedatum en plaats, kopie rijbewijs en /of ID (indien buitenlands);

· Overeenkomst: Opdracht of contract;

· Verwerkingen: Administratie, bevestiging, uitlevering;

· Verwerking door wie: Verhuurafdeling, Administratie;

· Bewaartermijn: Gedurende het contract en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

Nieuwsbrief aanmelders

· Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres;

· Overeenkomst: Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website);

· Verwerkingen: Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven.

· Verwerking door wie: Afdeling communicatie of marketing;

· Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men aangemeld is en na afmelden nog maximaal 3 maanden.

Prospects en geïnteresseerden

· Persoonsgegevens: NAWTE

· Overeenkomst: Mondelinge toestemming, e-mail, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;

· Verwerkingen: Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;

· Verwerking door wie: Afdeling communicatie, verkoop, directie, andere afdelingen en/of relatiebeheerder;

· Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 7 jaar.

Digitale direct marketing (e-mail, Facebook, Instagram, LinkedIn, fax, SMS etc.)

· Persoonsgegevens: NAWTE;

· Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een nieuwsbrief;

· Verwerkingen: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de organisatie en/of producten/diensten;

· Verwerking door wie: Afdeling marketing/communicatie/verkoop;

· Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de organisatie of haar diensten/producten.

 

DOELEINDEN

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor één of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten u gebruikt):

· Om u de mogelijkheid te bieden voertuigen en toebehoren te reserveren via onze website en gebruik te maken van alle functionaliteiten en diensten op de website.

· Om uw reservering(en) te verwerken en u te informeren over het verloop daarvan.

· Om met u te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post.

· Om u gepersonaliseerde nieuwsbrieven te versturen op basis van uw interesses.

· Om uw gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan prijsvragen en andere acties, zodat we u kunnen bereiken wanneer u iets gewonnen hebt en onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

· Om uw vragen te beantwoorden of uw klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefonisch.

· Ter beveiliging en optimalisering van onze website.

 

GEGEVENS AAN DERDEN

Verwerkingsovereenkomst

Met al onze partners en leveranciers die “Verwerker” zijn, hebben wij of werken wij toe naar een Verwerkingsovereenkomst. Het doel is om uiteindelijk met alle partners en leveranciers die gegevens verwerken een dergelijke overeenkomst te hebben. In deze overeenkomst wordt o.a. afgesproken hoe er om gegaan dient te worden met uw gegevens. Het belangrijkste speerpunt daarbij is dat uw gegevens uitsluitend gebruikt worden, voor het doel waarvoor u uw gegevens aan ons heeft verstrekt.

CJIB

Rijdt u tijdens uw verhuring een bekeuring? Dan kunnen wij de bekeuring “vrijwaren”. Dit houdt in dat wij uw gegevens (naam, adres en huurinformatie) doorgeven aan het CJIB, u ontvangt dan rechtstreeks van het CJIB de bekeuring. Bij gemeentelijke bekeuringen zoals parkeerboetes, overtredingen op lokale wegen, etc. worden dezelfde gegevens doorgegeven aan de betreffende gemeente.

Schade

Indien er schade is ontstaan aan het door u gehuurde voertuig of u heeft met uw huurauto schade berokkend aan derden, dan zullen uw gegevens doorgegeven worden aan onze verzekeringsmaatschappij en evt. aan de verzekeringsmaatschappij van de andere partij. Kunt u niet meer verder rijden met de huurauto, dan zullen uw gegevens doorgegeven (naam, locatie en telefoonnummer) worden aan een berger, zodat de huurauto veiliggesteld / afgesleept kan worden.

Betaaldiensten

Alle pin- en creditcardbetalingen (zowel online betalingen als betalingen op locatie) geschieden via onze betalingspartners. Alle betalingen worden in een afgeschermde en beveiligde omgeving verwerkt. Indien u met uw creditcard borg staat of betaalt, geven wij uw gegevens door aan uw creditcardmaatschappij om uw betalingsgegevens te verwerken, ook dit gebeurd in een afgeschermde en beveilig omgeving.

Aanmaningen

Indien u ons nog een bedrag verschuldigd bent, ontvangt u van ons een factuur op het door u opgegeven e-mailadres. Ontvangen wij uw betaling niet binnen de gestelde betaaltermijn (5 werkdagen), dan sturen wij u een aanmaning mogelijk via één van onze betalingspartners. Via deze partner ontvangt u een herinnering.

Incassobureau

Hebben wij na de aanmaningen nog geen betaling van u ontvangen, dan zijn wij helaas genoodzaakt om uw dossier uit handen te geven. Wij werken samen met verschillende incassobureaus, welke in contact met u zullen proberen te komen om afspraken met u te maken over uw betaling, dan wel het gerechtelijke traject op te starten. Het dossier wat zij van ons ontvangen, omvat uw huurovereenkomst en factuur waar tevens uw persoonsgegevens op vermeld zijn. Wanneer noodzakelijk zal ook gevoerde correspondentie en/of telefoonverslagen worden overhandigd aan hen.

Pech onderweg

Mocht u onderweg door een technisch mankement en / of ongeval niet meer verder kunnen rijden met onze huurauto, dan schakelen wij een hulpverlener in. Wij werken op dit gebied samen met diverse hulpverleners  en delen (uitsluitend indien dit nodig is) uw naam, telefoonnummer, locatie en het kenteken van het door u gehuurde voertuig met hen. Heeft u vervangend vervoer nodig, dan zal dit door één van onze vestigingen of externe partners geregeld worden. Ook bij deze externe partners geldt; wij delen uitsluitend informatie met hen die zij nodig hebben om u weer snel op weg te helpen.

Overheidsinstanties

Uw gegevens kunnen doorgegeven worden aan overheidsinstanties zoals de politie, hulpdiensten, etc. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om informatie door te geven en hoeven / mogen wij u hier niet over informeren. In andere gevallen zullen wij uw informatie uitsluitend met hulpdiensten communiceren als dat noodzakelijk is (bijvoorbeeld n.a.v. een ongeval met onze huurauto).

Overigen

Wij behouden ons het recht voor om partners en leveranciers om andere redenen dan genoemd in te schakelen. Uw gegevens worden uitsluitend met hen gedeeld indien dit strikt noodzakelijk is en / of om uw verhuurperiode vloeiend te laten verlopen.

GEBRUIK VAN COOKIES

Een cookie is een tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer of mobiel apparaat. Op dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen. Deze informatie kan bij een later bezoek aan onze website weer opnieuw worden gelezen.

Wij maken gebruik van cookies om het gebruiksgemak op www.diks.net te vergroten door mensen bijvoorbeeld ingelogd te kunnen laten in hun “Mijn Diks” account. Daarnaast maken onze cookies het mogelijk om onze bezoekers advertenties op maat aan te kunnen bieden.

NIEUWSBRIEVEN

Als u toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief ontvangt u deze op het door u gegeven e-mailadres. Elke nieuwsbrief bevat onderaan de mail instructies over hoe u zich kunt afmelden.>

INZAGE EN CORRECTIE

Als klant hebt u altijd recht op inzage in uw gegevens. Daarbij kan u een verzoek om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens indienen. Verwijdering mag echter alleen als de gegevens niet meer relevant zijn.

Als u een account heeft kunt u daarop inloggen om uw gegevens in te zien en te wijzigen. U kunt ook contact met ons opnemen via de volgende gegevens:

· Tel: 020- 662 33 66

· E-mail: privacy@diks.net

· Online via Mijn Diks

· Postadres: Diks Autoverhuur B.V. Van Ostadestraat 278 – 280, 1073 TW Amsterdam

Om misbruik te voorkomen vragen wij u, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, u adequaat te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen (Vergeet dan niet uw BSN en pasfoto af te schermen).

 

BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zo is onze website beveiligd met een SSL-verbinding en maakt Diks Autoverhuur B.V. gebruik van toegangscontrole middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

Al onze voertuigen zijn voorzien van Track & Trace. Hiermee kunnen we te allen tijde de locatie van een voertuig achterhalen.

Diks Autoverhuur verklaart verder:

· Wij als organisatie hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de organisatie.

· Bij het bestellen van nieuw briefpapier wordt bovenstaande aangepast, tijdelijke vermelden wij het op een extra pagina bij het huurcontract.

· Wij als organisatie verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

· Wij als organisatie hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

· Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers / servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

· Wij slaan onze rijbewijzen op bij Dropbox.

· Wij als organisatie verklaren dat wij ook persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

· Wij als organisatie hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.

· Wij als organisatie verklaren dat wij alle persoonsgegevens, die wij buiten de financiële administratie om verwerken, vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

· Wij als organisatie vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.

· Wij als organisatie verklaren dat wij geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar verwerken.

· Wij als organisatie hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.

· We hebben alle medewerkers een brief gestuurd met uitleg en instructie.

 

Aldus verklaard door:

 

Diks Autoverhuur B.V.

Amsterdam

4 April 2018